MIC/MIM-meldingen voor het Gastenhuis
Introductie
Het Gastenhuis biedt kleinschalige woonzorg voor mensen met dementie, verspreid over 25 locaties in Nederland. Op elke locatie werken zorgmedewerkers dag en nacht om bewoners een veilige en warme leefomgeving te bieden.
Binnen dementiezorg zijn incidenten onvermijdelijk. Denk aan valpartijen, agressie, medicatiefouten of wegloopgedrag. Het registreren van deze incidenten is niet alleen wettelijk verplicht via MIC- en MIM-meldingen, maar vormt ook de basis voor het verbeteren van de zorgkwaliteit.
In de praktijk lag hier een probleem.
Na een intensieve situatie is de administratieve last van registreren vaak te groot. Een formulier openen, meerdere velden invullen en de juiste categorie kiezen voelt als een extra taak op het verkeerde moment. Hierdoor werden meldingen uitgesteld, onvolledig ingevuld of niet gedaan. En elke gemiste melding betekent verloren inzicht.
Uitdaging
Met 25 locaties en ongeveer 2.000 incidenten per jaar liep Het Gastenhuis tegen structurele beperkingen aan:
Hoge drempel voor registratie
Zorgmedewerkers moesten via een extern systeem een uitgebreid formulier invullen. Na een belastend incident werd dit vaak uitgesteld of overgeslagenOnvolledige registratie
Niet alle incidenten werden vastgelegd. Niet door onwil, maar door gebrek aan tijd en energie op het moment zelfTijdsintensief proces
Het invullen van een melding kostte gemiddeld 15 minuten. Tijd die direct ten koste ging van aandacht voor bewonersBeperkt inzicht in patronen
Met groeiende volumes werd het steeds lastiger om trends te herkennen. Analyse over locaties heen vereiste veel handmatig werkDominantie van valincidenten zonder duidelijke inzichten
Valincidenten vormden een groot deel van de meldingen, maar door inconsistente registratie bleef gerichte preventie lastigCompliance-risico’s
Onvolledige of inconsistente registratie bracht risico’s met zich mee richting inspectie en verantwoording
De organisatie beschikte over waardevolle data, maar had geen manier om deze laagdrempelig en consistent vast te leggen.
Oplossing
Bonsai Software ontwikkelde een AI-gedreven oplossing die incidentregistratie terugbrengt naar de kern: vertellen wat er is gebeurd.
Het platform omvat:
Spraakgestuurde registratie
Zorgmedewerkers spreken een incident in via hun telefoon of app. Geen formulieren of velden, maar een natuurlijke beschrijving in eigen woordenAutomatische verwerking met AI
Spraak wordt direct omgezet naar tekst en vervolgens gestructureerd volgens de vereiste velden zoals type incident, betrokken bewoner, locatie, ernst en genomen actiesOutput volgens MIC/MIM-standaarden
Meldingen voldoen automatisch aan de formele eisen, zonder dat de gebruiker hier actief over hoeft na te denkenTrendanalyse-dashboard
Management krijgt inzicht in patronen over locaties heen. Denk aan type incidenten, frequentie, risicomomenten en concentraties per locatie of bewonersgroep
Het project werd bewust ingericht als leertraject. Niet alleen om technologie te implementeren, maar ook om de organisatie ervaring te laten opdoen met AI in de dagelijkse praktijk.
Resultaat
Na implementatie en gebruik in de praktijk:
Van minuten naar seconden
Een melding maken kost geen kwartier meer, maar slechts enkele gesproken zinnen. De drempel verdwijnt vrijwel volledigMeer en betere registraties
Doordat melden eenvoudiger wordt, neemt het aantal registraties toe en verbetert de datakwaliteitCompliance zonder extra werkdruk
Meldingen voldoen automatisch aan alle eisen, zonder extra administratieve belastingInzicht in patronen over alle locaties
Voor het eerst ontstaat een organisatiebreed beeld van incidenten. Dit maakt gerichte preventie mogelijkMinder administratieve druk voor medewerkers
Zorgmedewerkers besteden minder tijd aan formulieren en meer tijd aan bewonersErvaring met AI in de zorgpraktijk
Het Gastenhuis heeft een fundament gelegd voor verdere digitalisering, zoals zorgplannen, overdrachten en communicatie
In de dementiezorg draait alles om aandacht. Elke minuut die naar administratie gaat, gaat ten koste van de bewoner. Door registreren radicaal te vereenvoudigen, heeft Het Gastenhuis die balans hersteld. Niet door minder vast te leggen, maar door het zo makkelijk te maken dat het vanzelf gebeurt.
